Los plazos de conservación de documentos contables de una empresa pueden convertirse en un dolor de cabeza para muchos, sobre todo cuando se necesita espacio para nuevos documentos.

¿Sabes durante cuánto tiempo deben conservarse estos documentos?

De acuerdo al artículo 30 del Código Fiscal de la Federación la contabilidad deberá conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.

Se contemplan diversos supuestos de excepción al plazo general de conservación de la contabilidad que, como se mencionó, es de cinco años. La excepción consiste en el tipo de documentación y de los plazos que estipula la ley para cada uno de ellos.

• Tratándose de la contabilidad correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la última declaración del ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.
• Cuando se trate de documentación por los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin.
• Tratándose de actas constitutivas de las personas morales, contratos de asociación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, de la información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 22 y 23 de la ley citada, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.
• En el caso de que la autoridad fiscal esté ejerciendo facultades de comprobación respecto de ejercicios fiscales en los que se disminuyan pérdidas fiscales de ejercicios anteriores, o se reciban cantidades por concepto de préstamo, otorgado o recibido, independientemente del tipo de contrato utilizado, los contribuyentes deberán proporcionar la documentación que acredite el origen y procedencia de la pérdida fiscal o la documentación comprobatoria del préstamo, independientemente del ejercicio en el que se haya originado la pérdida o el préstamo. Lo anterior aplicará también en el caso de contratación de deudas con acreedores, o bien para la recuperación de créditos de deudores. El particular no estará obligado a proporcionar la documentación antes solicitada cuando con anterioridad al ejercicio de las facultades de comprobación, la autoridad fiscal haya ejercido dichas facultades en el ejercicio en el que se generaron las pérdidas fiscales de las que se solicita su comprobación, salvo que se trate de hechos no revisados.

Es importante tener en cuenta por parte de los contribuyentes los plazos para el resguardo de la contabilidad, el cual dependerá de los efectos fiscales que tengan en el tiempo. Esto significa revisar cuidadosamente cada caso en forma particular para mantener un adecuado seguimiento en la determinación de dicho plazo.

Recuerda que es muy importante asesorarte por un profesional en la materia, para no poner en riesgo documentación relevante de la empresa.

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